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Wie man als Unternehmen von den Kunden beurteilt wird, das hängt in entscheidendem Maße auch davon ab, wie man sich nach außen hin präsentiert. Und dort hat der Mensch die Eigenart, dass er bei seinem ersten Eindruck den optischen Merkmalen einen großen Stellenwert beimisst. Das bedeutet, dass man seine Werbung und seine Geschäftsunterlagen möglichst ansprechend gestalten muss.

Das ausgefeilte Logo nutzt gar nichts, wenn es auf dem Briefkopf in minderer Qualität ausgedruckt wird. Das vermittelt dem potentiellen Kunden den Eindruck, dass in der Firma gespart wird auf „Teufel komm heraus“. Die Schlussfolgerung, die der Kunde daraus zieht, geht in die Richtung, dass er dann auch nur Produkte erwarten kann, für deren Herstellung ebenfalls minderwertige Materialien verwendet werden.

Deshalb sollte man bei der Erstellung seiner Geschäftsunterlagen etwas tiefer in die Tasche greifen und nur gutes Markenpapier für die Briefe an die Kunden verwenden, das mindestens die Stärke von 80 Gramm pro Quadratmeter haben muss. Auch auf glatte Oberflächen sollte man bei der Auswahl des Druckerpapiers für Geschäftsunterlagen achten. Je feiner die Fasern sind, desto geringer ist die Gefahr, dass die Ausdrucke bei einem Tintenstrahldrucker verlaufen können. Auch der Laserprinter liefert nur auf glattem und abriebfreiem Papier hochwertigere Ausdrucke.

Ebenso hohe Ansprüche muss man auch an den Lasertoner und die Druckertinte stellen. Mit Billigtoner lässt sich meistens kein einheitliches Druckbild erzielen. Häufig ist die Farbdeckung nicht einheitlich. Bei der Tinte entscheidet die Körnung der Pigmente darüber, wie scharf ein Ausdruck am Ende wirkt. Die von den Druckern vorgegebenen höchstmöglichen Auflösungen lassen sich nur mit Markentinte erzielen, die dem Können des Druckers optimal angepasst sind. Eine gute Anlaufstelle für qualitativ hochwertige Tinte und Toner ist tintenalarm.de.

Wer seine Briefe an die Kunden automatisch falzen und kuvertieren lassen möchte, der muss noch einen anderen Anspruch stellen. Laserausdrucke lassen sich durchweg ohne Qualitätsverluste verarbeiten. Bei Ausdrucken mit Druckertinte muss darauf geachtet werden, dass nur Tinte verwendet wird, die extrem schnell trocken und dokumentenecht ist. Ansonsten werden die Ausdrucke beim maschinellen Falzen verwischt und das hinterlässt beim Adressaten ebenfalls keinen guten Eindruck.